ChatGPT에 업무용 앱을 연결하면 편리할 수 있다. 하지만 외부 문서가 바뀌거나 메시지가 전송될까 걱정될 수 있다. 처음에는 ‘검색하고 읽는 일’만 맡기고, 바꾸는 일은 내가 확인한 뒤 승인하는 흐름으로 시작해 보자.
여기서 읽기 작업은 연결된 서비스의 정보를 검색하거나 참고하는 일이다. 변경 작업은 문서를 만들거나 수정하고, 메시지를 보내는 일처럼 외부 서비스에 실제 변화를 남기는 작업이다. 일부 ChatGPT 앱은 이런 변경 작업을 할 수 있다. OpenAI Help Center
먼저 알아둘 점
ChatGPT의 현재 기능 이름은 앱이다. 앱은 연결된 외부 서비스의 정보를 검색하고 참고할 수 있다. 일부 앱은 문서 생성·수정이나 메시지 전송 같은 변경 작업도 할 수 있다. 따라서 처음 연결할 때는 “무엇을 읽게 할 것인가”와 “무엇을 바꾸게 할 것인가”를 나눠 생각하는 편이 좋다. OpenAI Help Center
SharePoint 앱의 경우, ChatGPT는 사용자가 연결한 계정이 이미 접근 권한을 가진 파일과 폴더를 검색하고 참고한다. 즉, 앱 연결 전부터 그 계정에 어떤 파일 접근 권한이 있는지 확인할 필요가 있다. OpenAI Help Center
시작 화면에서 볼 설정
ChatGPT에서 앱 연결을 시작한 뒤, 작업 승인 설정을 확인한다. OpenAI Help Center는 다음 두 선택지를 설명한다.
| 설정 | 읽기 작업 | 변경 작업 |
|---|---|---|
Any changes |
자동 허용될 수 있음 | 변경 전에 승인 요구 가능 |
Always ask |
작업마다 확인 요구 | 작업마다 확인 요구 |
Always ask는 읽기를 포함한 모든 앱 작업 전에 확인을 요구한다. 처음에는 이 설정을 검토해 두면, ChatGPT가 앱으로 어떤 작업을 시도하는지 한 번씩 살펴볼 수 있다. Any changes를 선택하면 읽기는 자동으로 허용하되, 변경 작업 전에는 승인을 요구하도록 할 수 있다. OpenAI Help Center
SharePoint는 권한을 두 번 본다
SharePoint 앱에서는 두 가지를 따로 확인한다.
- 연결한 SharePoint 계정이 원래 볼 수 있는 파일과 폴더
- ChatGPT의 앱 작업 승인 설정
SharePoint 연결 권한과 ChatGPT의 작업 승인 설정은 별개다. 관리자는 앱 작업을 읽기 전용으로 제한하거나, 허용할 작업을 직접 고를 수 있다. 회사 계정이라면 관리자 설정도 함께 확인해야 한다. OpenAI Help Center
가장 안전하게 해보는 3단계
1. 연결할 자료를 좁힌다
처음에는 한 가지 업무 자료만 정한다. 예를 들어 SharePoint에 있는 회의 자료를 찾는 일이다. 연결한 계정이 이미 접근 가능한 파일과 폴더가 검색·참조 대상이 될 수 있으므로, 계정 권한을 먼저 살핀다. OpenAI Help Center
2. 검색과 요약만 요청한다
OpenAI Academy는 연결된 업무 자료를 바탕으로 검토 가능한 초안을 먼저 만들고, 사람이 근거를 확인한 뒤 수정·활용하는 흐름을 권장한다. 초보자는 문서 검색과 요약부터 시작하고, 외부 시스템을 바꾸는 일은 별도 검토 단계로 두는 방식이 적합하다. OpenAI Academy
아래처럼 복사해서 써도 된다.
text
연결된 SharePoint 자료에서 이번 주 회의 관련 문서를 찾아줘.
문서 이름과 확인한 내용만 짧게 정리해줘.
문서 수정, 새 문서 생성, 메시지 전송은 하지 마.
조금 더 구체적으로 요청할 수도 있다.
text
연결된 자료에서 고객 회의 준비에 필요한 문서를 찾아줘.
내가 확인할 수 있게 문서 이름별로 핵심 내용만 정리해줘.
외부 서비스에는 어떤 변경도 하지 마.
이 문구는 변경 작업을 요청하지 않는 방식이다. 다만 실제로 어떤 앱 작업이 가능한지는 앱과 설정에 따라 다를 수 있으므로, 확인 창이 나오면 내용을 읽고 결정한다.
3. 결과와 근거를 확인한다
요약을 받으면 바로 다른 사람에게 보내기보다, 먼저 연결된 자료의 근거를 확인한다. OpenAI Academy가 제시한 흐름도 초안을 만들고 사람이 근거를 확인한 후 수정·활용하는 방식이다. OpenAI Academy
확인할 때는 다음만 보면 된다.
- 문서 이름이 내가 찾던 자료와 맞는가
- 요약이 원문에서 확인되는가
- 변경이나 전송을 요청한 적이 없는가
- 승인 화면이 떴다면 작업 내용이 내가 원한 일과 같은가
흔한 실수
“요약해 줘”와 “새로 만들어 줘”를 섞는 경우
문서를 찾아 요약하는 일은 읽기 작업이다. 새 문서를 만들거나 기존 문서를 고치는 일은 변경 작업이 될 수 있다. 요청을 한 문장에 섞지 말고, 우선 검색과 요약만 시킨 뒤 필요하면 다음 단계에서 별도로 검토한다. 일부 앱은 문서 생성·수정이나 메시지 전송 같은 작업을 수행할 수 있다. OpenAI Help Center
계정 권한만 보고 끝내는 경우
SharePoint에서는 계정의 파일 접근 권한과 ChatGPT의 작업 승인 설정이 별개다. 파일을 볼 수 있는 권한만 확인하고 승인 설정을 놓치지 않는다. OpenAI Help Center
초안을 최종본처럼 쓰는 경우
연결된 자료로 만든 초안은 검토 대상으로 둔다. 근거를 확인한 뒤 수정·활용한다. OpenAI Academy
간단 체크리스트
- [ ] 연결할 계정이 접근 가능한 파일과 폴더를 확인했다.
- [ ] ChatGPT의 앱 작업 승인 설정을 확인했다.
- [ ] SharePoint라면 계정 권한과 승인 설정을 각각 확인했다.
- [ ] 첫 요청은 검색과 요약으로만 작성했다.
- [ ] 문서 생성, 수정, 메시지 전송 요청은 넣지 않았다.
- [ ] 받은 결과의 근거를 사람이 다시 확인했다.
연결을 그만두고 싶을 때
제공된 공식 자료는 앱의 연결 해제 절차를 설명하지 않는다. 따라서 이 글에서는 특정 메뉴나 버튼 이름을 단정하지 않는다. 연결 해제가 필요하면 현재 사용 중인 ChatGPT 앱 연결 화면과 해당 조직의 SharePoint 관리 설정을 확인한다. SharePoint에서는 관리자 설정이 앱 작업을 읽기 전용으로 제한하거나 허용 작업을 선택할 수 있다. OpenAI Help Center
자주 묻는 질문
Q. Always ask는 무엇인가요?
읽기를 포함한 모든 앱 작업 전에 확인을 요구하는 설정이다. OpenAI Help Center
Q. Any changes를 고르면 문서가 바로 수정되나요?
이 설정은 읽기를 자동 허용하되 변경 작업 전 승인을 요구하도록 할 수 있다. 다만 앱의 작업 가능 범위와 실제 승인 화면의 내용은 확인해야 한다. OpenAI Help Center
Q. SharePoint 앱은 모든 회사 파일을 보나요?
공식 안내에 따르면 사용자가 연결한 계정이 이미 접근 권한을 가진 파일과 폴더를 검색·참조한다. OpenAI Help Center
Q. 처음으로 맡길 만한 일은 무엇인가요?
연결된 업무 자료에서 문서를 찾고, 검토 가능한 요약 초안을 받는 일부터 시작한다. 이후 사람의 근거 확인 단계를 둔다. OpenAI Academy
구매 전 판매 페이지의 구성과 사용 대상을 다시 확인해.
공개 사용 사례 참고
이 게시물은 쿠팡 파트너스 활동의 일환으로, 이에 따른 일정액의 수수료를 제공받습니다.